Wie buche ich ein Fotograf für eine Veranstaltung?

Es stellt sich unseren Kunden immer die Frage, wie das mit den Studio-Aufträgen auf Messen oder Veranstaltungen so läuft, weshalb wir versuchen etwas licht ins Dunkeln zu bringen, wie wir das bei Vor-Ort-Studio auf Messen oder anderen Veranstaltungen so handhaben. Generell spielt es erstmals keine Rolle, welche Art an Fotos bei einer Veranstaltung angefertigt werden müssen. Denn der Grobe Ablauf bei allem was drumherum betrifft, ist in der Regel ähnlich.

Studio Vereinbarungen

Zuerst müssen wir natürlich alle Rahmenbedingungen mit dem Veranstalter, bzw. jene Person, die für unsere Dienstleistung verantwortlich ist, klären. Neben Termin, Ort und Uhrzeiten müssen wir wissen, um welche Art Veranstaltung es sich handelt, wie viele Gäste erwartet werden und wie es seitens Veranstalter gehandhabt wird. Gerade daran misst sich, wie viele Fotografen und Helfer wir für Studios planen um auch genügend Kapazitäten für das Event vorbereiten zu können. Je nach Event könnten die Studios jeweils einen identischen Aufbau verfügen, um einen einheitlichen Stil mit mehr Kapazitäten abzuarbeiten, oder aber mit ganz verschiedenen Studios und Licht-Setups eine Vielfalt an Auswahl zu generieren.

Professioneller Fotograf für Ihr Event

Genauso wichtig ist die Information, ob Teilnehmer fest nach einem Termin in die Fotostudios kommen und man pro Teilnehmer eine gewisse Zeit zur Verfügung hat und eine Wartezeit so gering wie möglich ausfällt. Ein anderes Szenario wäre nach dem Motto "Wer zuerst kommt..." hierbei werden Warteschlangen mit Beauty-Corner vor den Photostudios eingerichtet um die Wartezeit sinnvoll zu nutzen. Tatsächlich ist die Art der Veranstaltung sehr Einflussreich, diese Entscheidung zu fällen.

Preisliche Vereinbarung

Eine preisliche Auskunft kann man bei solch einer individuellen Angelegenheit nicht geben. Der Veranstalter kann sich erst einmal Gedanken machen, welche Leistung dem Endkunden bzw. den Veranstaltungs-Gästen versprochen werden soll. Ist die Dienstleistung beim Gast bereits in der Eintrittskarte zum Event inbegriffen, oder wird ihm diese Dienstleistung zusätzlich in Rechnung gestellt. Unabhängig von dieser Entscheidung gibt es für uns je nach Größe und Art verschiedene Modelle, um einen Auftrag für Messen oder andere Veranstaltungen zu vereinbaren:

Festpreis-Angebot

Vor dem Vertragsabschluss mit dem Veranstalter berechnen wir den Aufwand für Personal und Dienstleistung. Unterbreiten ein Festpreis-Angebot, welches alle Kosten für die vereinbarte Zusammenarbeit der Veranstaltung beinhaltet. Der Auftragsgeber weiß also ganz genau, welche Kosten anfallen und kann diese zum Beispiel in eigene Preiskalkulationen berechnen. Der große Vorteil dabei ist, dass bei diesem Preismodell nichts dem Zufall überlassen wird.

Fotograf Veranstaltung

Verkauf und Vertrieb mit prozentualer Abgabe vom Gewinn

Gerade bei hochwertigeren, größeren Veranstaltungen vereinbaren wir, den Vertrieb der Aufnahmen zu übernehmen. Grundsätzlich wird dabei der vollständige Vertrieb über uns abgewickelt - d.h. die Aufnahmen werden dem Endkunden kostenpflichtig angeboten, welche er über einen bereitgestellten Shop erwerben kann. Nach Erfüllung der Dienstleistung, steht das kostenpflichtige Erwerben des Endkunden zur Verfügung und der Gewinn wird bis zu einem vereinbarten Stichtag prozentual mit dem Veranstalter geteilt. Eine Aufwandspauschale fällt in diesem Fall wesentlich geringer aus.

Über diese Methode hat der Veranstalter durch unsere Dienstleistungen eine weitere Einnahmequelle, wenn sich der Vertrieb der exklusiven Veranstaltungs-Fotos als lukrativ erweist. Natürlich ist dieses Preismodell eine ganz individuelle Angelegenheit, welches nur bei einer Veranstaltung der Extra-Klasse angewendet werden kann.

On-Location Fotostudio Aufbau für Event und Veranstaltung

Unsere Dienstleistung

Bei den meisten Aufträgen arbeiten wir zu 100% selbstständig. Das heißt, dass unser Team alle anfallenden Aufgaben selbst verrichten. In der Regel muss brauchen wir vor Ort nur eine kurze Einweisung, wo unsere Studios aufgebaut werden können und bekommen Mitarbeiter-Tags, spezielle Zugangskarten, Schlüssel und Parktickets ausgehändigt.

Ab da läuft für den Veranstalter alles per Auto-Pilot. Die Studios werden vollständig und zeitgemäß vor der Veranstaltung aufgebaut, sowie bis zum Endergebnis per Beispiel-Motiv geprüft. Während der Veranstaltung führen wir die Dienstleistung wie mit dem Veranstalter besprochen durch. Nach Abschluss der vereinbarten zeitlichen Tätigkeit vor Ort, werden die Studios wieder abgebaut und alles wieder zum Ursprungs-Zustand hergestellt. Je nach Vereinbarung werden in den nächsten Tagen zügig die Aufnahmen verwertet und bearbeitet.

Fazit

Ganz einfach gesagt ist jede Veranstaltung unterschiedlich. Genau so unterschiedlich kann auch unsere Dienstleistung aussehen. Wir setzen alles daran, dass der Endkunde, sowie der Veranstalter bei der Zusammenarbeit durch uns zufrieden ist. Nutzen Sie unser Angebots-Formular für Events und Veranstaltungen und beschreiben Sie uns, wie Ihre Veranstaltung oder Messe geplant ist. Wir beraten Sie gerne.

Kontaktieren Sie uns jetzt!
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