Polyball - Tanz der Elemente - Dekorierter Abendball an der ETH Zürich

Größter dekorierter Abendball - Farbenfrohe, unvergessene Ballnacht

Jetzt am 29. November war es endlich soweit. Der Polyball, auf den wir uns seit Wochen vorbereitet haben, stand schließlich an. Der größte Ball in Europa mit 10.000 Gästen, diversen Showacts, Fotocorner, Bewirtung und vor allem tolle Leute. Das ist einfach eine Ehre vor Ort mit dabei zu sein und das eigene Können unter Beweis zu stellen. Zwar haben wir von den ganzen festlichkeiten nur Minimal etwas mitbekommen, doch haben wir unser Ziel gesetzt, im höchsten professionellen Stil den Gästen tolle Erinnerungsbilder von diesem einmaligen Event bieten zu können. Dahinter steckt so viel mehr.

Vorbereitungen

Da der Polyball immer näher kam und wir schon seit diversen Wochen eine feste Zusage des Veranstalters hatten. Hatten wir noch genügend Zeit, uns ausgibig vorzubereiten. Die Vorbereitungen umfassten diverse wichtige Aspekte, die es zu klären und umsetzen galten. Zum Beispiel war es von Anfang an offen, wie die drei Verschiedenen Studio-Sets vor Ort auszusehen haben. Bestenfalls war klar, dass alle Studio-Einrichtungen einen anderen Charme verspüren, sodass Gäste zwischen mehreren unterschiedlichen Fotos die Auswahl haben. Auch von der Qualität, sollte es sich von dem normalen Fotostudio - wo man mal schnell in einer halben Stunde abgefertigt wird abheben. Der große Unterschied nur, dass potentiell 10.000 Gäste ein Foto haben wollen. In der Realität kommt natürlich nicht jeder Gast. Aber eine halbe Stunde pro Gast ist auch eher unwahrscheinlich gewesen. So musste natürlich alles Reibungslos ablaufen. Im eigenen Studio hat jeder jeweils unabhängig von den anderen im Team diverse Sets auf Tauglichkeit und Bildlook geprüft. Die Ergebnisse wurden dann vorgelegt und vergleichen. Relativ schnell wurde klar, was wir wollen und was am besten funktioniert.

Motto des Polyball in 2014

Die Umsetzung des Themas "Tanz der Elemente" war ein weiterer Faktor, den man in die Überlegung mit einbeziehen musste. Elemente wie Feuer, oder Wasser sind in geschlossenen Räumen immer ein Thema. Die Umsetzung fast unmöglich. Feuer erschein die Gefahr auf Verletzung und Unfälle nicht vertretbar. Wasser sah im vorherein nach einer riesen Sauerei aus. Nasse Kleider und Anzüge, wollte den Gästen niemand bescheren. Weitere Ideen waren Wind - Ventilatoren, Nebelmaschine und Seifenblasenmaschine. Die Ventilatoren waren gut. Eine Szene wie Marilyn Monroe den Rock hochgeblasen bekommt wäre sicherlich bei einigen Gästen gut angekommen. Andersrum gäbe es sicherlich genügend Gäste, die dies negativ aufgefasst hätten. Schließlich fiel die Wahl bei den Ventilatoren die Haare etwas zu betonen.
Die Nebelmaschine wurde letzenendlich auch von der Liste gestrichen, da es nicht vorhersehbar war, wie ein Dauereinsatz von ca. 7 Stunden ausgesehen hätte. Problematisch war da der Dunst, der nicht abziehen könnte und die Nachladezeit bis ein Stoß an Nebel wieder bereit ist.

Neben den ganzen Überlegungen, die in die Studios geflossen sind. Mussten wir uns auch über weitere Themen den Kopf freimachen. Nach Vorgabe mussten wir schließlich auch die erzeugten Fotos an die Kunden vertreiben. Bei einer solch großen Masse an Bildern, musste auch entsprechende Infrastruktur der Galerie vorhanden sein. Erworbene Fotos mussten bei Möglichkeit einfach oder gar automatisiert zu bestätigen sein. Schließlich ist die Wahl neben der Überweisung auch Paypal als Zahlungsmöglichkeit anzubieten grandios gewesen. Auch formalitäten wie Anfahrt, Übernachtung und Ablauf musste im Team vorbereitet werden, was schließlich auch gut gelaufen ist.

Vor Ort

Schließlich ging es für die, die es nicht bereits waren, den Weg in die Schweiz. Genau genommen erstmal nach Bern. Kurz vorher war das Auto erstmal vollgeladen mit allen benötigten Utensilien und nach einem kurzen Zwischenstop im Supermarkt für Proviant ging es auf die Fahrt. Die Fahrt war sehr unkompliziert, in der Nacht in Bern angekommen und die Nacht noch Geburtstag gefeiert. Nun war es 24 Stunden vor dem Polyball. Wir befassten uns mit den letzen Kleinigkeiten, holten die Einheitliche Uniform - bestehend aus Hemd, Fliege und Hosenträger - ab und bereiteten uns noch eine Schnitzeljagt mit einem Zulieferer. Schließlich waren wir sehr gut vorbereitet. Keine Nervösität am Abend vorhanden.

Unser Team beim Polyball

Am Tag des Geschehen ging es früh zu Sixt, ein Transporter stand für uns bereit. Diesen nahmen wir mit, haben fast Raumfüllend alle Utensilien beladen und machten uns auf den Weg nach Zürich. Mit einem kurzen Zwischenstop eine weitere Hostesse, Sinem, abzuholen ging es eigentlich flott nach Zürich. In Zürich einmal falsch Abgebogen hieß erstmal Stau. Wir steckten ca. 1 Stunde für 2 KM bis zum Reiseziel fest bis wir schließlich angekommen sind. Wir lagen noch einigermaßen gut in der Zeit aber die Anspannung war solangsam da. Nach dem Ausladen ging es nun zum Aufbau der Sets über. Alle Sets waren bereits soweit vorbereitet und jeder wusste was er machen soll. Für den Aufbau inkl. Einstellung, usw. bleiben uns noch ca. 2 Stunden übrig. Kein Problem. Wir sind alle sehr erfahren und bauen alle Sachen mit einem Handgriff auf. Hintergrund, Studiolichter, Laptop tethering mit gleichzeitigem Backup war die Vorraussetzung.

Der Abend

Um 7 Uhr war schließlich Einlass. Die Verantwortlichen des Balls sind nochmal zur Überprüfung vorbei gekommen und waren sichtlich begeistert, was wir für die Gäste vorbereitet haben. Wir standen noch die letzten Minuten bereit bevor der erste Gast in die heiligen Hallen eingelassen wurde und dann ging es so richtig los. Ab Punkt 7 Uhr wurden uns die Buden eingerannt. Das erste Paar kam ins Studio und bekam zur Posierung anweisungen. Kaum hatte man zwei oder drei Aufnahmen im Kasten, schaute man zum Studioeingang und entdeckte, die Menschenmenge, die bereits wartete. Das erste Paar war nun fertig, man wünschte einen angenehmen Abend. So trat das nächste Paar hervor, es ging wieder an die Anweisungen. Ein dynamisches Auftreten war gefragt. Ein paar Posen, ein Bussi vom Paar. Die Gäste verhielten sich super. Als hätten diese in Ihrem Leben noch nichts anderes getan, als vor der Kamera zu stehen. Anweisungen wurden toll umgesetzt.

Ein spassiges Mosaik aus den Über 6000 Fotos des Abends

Zur Sichtung wurden die Bilder per Tethering dann Live auf den Bildschirm geworfen, wo Gäste Live ihre Ergebnisse begutachten konnten. Nach einem kurzen Blick bedankten sich die Gäste mit Kommentaren wie z.B.: "Super geworden", "wie schön", "tolle Fotos" und dankten herzlich. Die Fotos konnten schließlich ein paar Tage später über den Link im Programmheft abgerufen werden. Der Ansturm auf die Sets war so groß, dass wir statt 1:30 Uhr bis schließlich 3:40 Uhr durchgehend in allen Studios Gäste abgelichtet haben. Dannach kamen nur noch vereinzelte Leute und im Verlauf der Nacht wurde es immer ruiger.

Dannach

Schließlich ging es zum Ende hin. Nachdem auch der Großteil der Gäste bereits gegangen sind, war unsere Nacht noch früh. Langsam fingen wir an, unsere Sets wieder abzubauen und haben solangsam den Ansturm der Masse revue passieren lassen. Ein tolles Gefühl mit so vielen Gästen zusammen gearbeitet zu haben. Nach dem Abbau wurde der Transporter wieder gefüllt und nach einem abschließenden Gespräch und Danksagung der Veranstalterin haben wir uns wieder auf den Weg nach Bern gemacht. Mit den letzten Kräften wurde dort vor Ort um 9 Uhr noch der Transporter ausgeladen und dann haben wir uns eine Pause gegönnt. Schließlich musste um 9 Uhr der Transporter wieder bei Sixt abgegeben werden. Nach dem Sekundenschlaf war das natürlich nochmal eine Herausforderung. Schließlich das Kopfkissen für ein paar Stunden geküsst, aber unsere Arbeit war noch lange nicht erledigt.

Bildbearbeitung nach dem Polyball

Ab Mittags ging es dann in die Bearbeitung der Bilder. Um ein qualitativ hochwertiges Ergebnis präsentieren zu können, haben wir uns die Mühe gemacht, alle Bilder im Detail zu sichten und lokale Verbesserungen vorzunehmen. Dabei wurde jedes Foto individuel behandelt. Schließlich mussten die Fotos aus dem Rohformat exportiert werden. Bei ca. 5700 Fotos erfordert das enorme Rechenleistung. Wir hatten insgesamt 4 Rechner im Dauerbetrieb um die Fotos zeitig fertigzustellen. Denn wärendessen konnten wir bereits erkennen, dass unsere Galerie bereits mehrere tausende Besuche aufwies. Schließlich wurde im Verlauf von Sonntag auf Montag alle 5700+ Fotos in die Galerie unter diversen Kategorien für Set und Zeit eingestellt. Nachdem mehrere tausende Bilder online waren, haben wir am Montag abend die Galerie für jeden Freigeschaltet. Bis Dato konnten wir einen regen Ansturm auf die Galerie verbuchen. Nachträglich erhalten wir von vielen Besuchern des Polyball noch sehr erfreuliches Feedback und beantworten diverse Anfragen.

Ansicht aus unserer Bildergalerie

Fazit

Insgesamt war der Polyball ein extrem tolles Event. Jeder Gast hatte seinen besonderen Charm und unser Teamwork hat den Gästen eine Auswahl von einzigartigen Fotos beschert. Wir freuen uns aufs nächste Jahr, wenn das Thema "Weltenbummler" ansteht. Uns würden dafür schon ein paar tolle Ideen in den Sinn kommen. Wer den Polyball verpasst hat, bekommt hier in einem kleinen Zusammenschnitt nochmal einen Eindruck.

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Beitrag von Carsten Grimm.com.
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