Polyball 2016 - A lightyear in a night

Auch dieses mal, das dritte Jahr in Folge haben wir am Polyball in der ETH Zürich als Ballfotografen mit eigenen Studio Setups erfolgreich teilgenommen. In Kooperation mit Steven Kohl haben wir bereits im Spätsommer, nachdem wir eine feste Zusage der Veranstalter erhalten haben, mit der Planung begonnen. Da wir an die Sache inzwischen sehr routiniert ran gehen, konnten wir uns auf die Fehler und Probleme anhand der Erfahrungen und Feedback der vorherigen Jahre konzentrieren und diese Dinge beim Polyball in 2016 besser machen.

Grundsätzlich muss man dazu sagen, dass es Grundsätzlich keine erheblichen Fehler zu korrigieren galt. Es ging uns mehr darum, das ganze Event und auch davor und dannach so angenehm zu gestalten, dass wir nicht, wie in den Vorjahren der Zeit etwas hinterherrennen, sondern gerade beim Aufbau von diesmal 4 verschiedenen Studio-Sets, gerade zeitlich entspannt da stehen. Auch bei den Kosten, die bei der Organisation für das ganze Event anfällt, versuchten wir zu optimieren.

Meeting und Ideen

Noch kurz vor Sommer-Ende haben Steven und Ich uns zu einem initialen Meeting getroffen, um unsere jeweils gesammelten Punkte zu besprechen und jeweils zusammen eine Lösung oder Verbesserung zu erarbeiten. Unter anderem ging es dort um die Einweisung unserer Helferinnen, Transport und Aufbau der Studios, Nachbearbeitung sowie Set-Ideen. Wir waren uns Grund-genommen bei allen Punkten einig. Einige davon:

  1. Was passt zum Thema des Balls?
  2. Überschlagen wir unsere Ausgaben, was können wir Optimieren?
  3. Wie visualisieren wir die Set-Bilder vor Ort, dass Kunden die Aufnahmen sehen?

Unser Gespräch dauerte auf jeden Fall ein paar Stunden an.

Vorbereitungen

Eine der entscheidenden Änderungen im Ablauf war, dass wir einen Tag vor dem Polyball bereits Zugang zu unseren Studioräumen hatten und konnten in aller Ruhe am Abend zuvor die Sets Aufbauen und vollständig einrichten und testen. Mit einer Checkliste war es dann möglich, sicherzustellen, dass zu mindestens nichts vergessen wurde. Bei dem ein oder anderen Studio-Set kristalisierte sich das finale Setup beim Aufbau, da einer der Räume uns nicht bekannt gewesen war.

Bis in die späten Stunden - ca. 3 Uhr Nachts - haben wir die Chance genutzt, 4. Studios zum größten Teil komplett aufzubauen, sodass am nächsten Tag nur noch die Kabel an Kamera, Fernseher und Laptop angeschlossen worden mussten und man binnen weniger Minuten startklar gewesen ist.

Polyball

Am Tag des Polyball haben wir uns auf jeden Fall trotzdem nicht zurückgelehnt. Mit einem relativ zügigen Frühstück und den letzten Besprechungen haben wir uns mehr als Rechtzeitig auf den Weg zur ETH in Zürich gemacht. Mit mehr als 2 Stunden Puffer im Gepäck erschienen wir vor der ETH. Als kleine Hürde kostete der Einlass ins Parkhaus ungeplant ca. eine halbe Stunde. Da sieht man wieder, dass ein solcher Puffer sehr wichtig ist.

Nach Einlass ging es vom Auto mit ein paar Rollkoffer ein letztes mal Quer durch die ETH zu den verschiedenen Studio Räumen. Reißverschluss auf, Kamera und Laptop aufgestellt, angeschlossen und noch letztes mal ein paar Testbilder mit Graukarte und Helferin. So war auch der Weißabgleich für den Abend eingestellt. Schnell noch zu den Kollegen vorbei schauen, um sicher zu gehen, dass auch dort nichts vergessen wurde und alles passt.

Ein paar Minuten nach 19 Uhr, kamen dann die ersten Gäste. Von da an, war es wie im Film. Jeder Blick nach Rechts bescherte Freude. Ungezählt standen zu jeder Zeit ca. 10 Paare innerhalb des Studio Raumes mit direkter Sicht auf das Geschehen und konnten sich an einer Spiegelwand auf deren Schokoladenseite vorbereiten. Nach ein paar Präzisen Posing-Ansagen, konnte sich jedes Paar in ca. 5 - 10 Aufnahmen in verschiedener Pose in Szene setzen, anschließend gab es eine Visitenkarte mit Infos, Wann?, Wo? und Wie? die Fotos zu bekommen sind und der Abend ging für das Paar mit unvergessliche Momente auf dem Polyball weiter.

Nachher

Ca. 03:40 war dann das letzte Paar vor der Linse. Dann ist für uns der Abend noch lange nicht gelaufen. Alles Studio-Sets müssen wieder abgebaut, verladen und abtransportiert werden. Zwar geht das Abbauen gefühlt schneller, aber ist um diese Uhrzeit der Akku auch nicht mehr ganz so voll. Schließlich haben wir auch das geschafft. Nach einem kurzen Frühstück an der Tankstelle am frühen Morgen wurde alles aus den Fahrzeugen geräumt, die Autos geparkt und anschließend innerhalb von Minuten um ca. 7:00 ins Bett gefallen.

Das nächste mal, als die Augen wieder aufgingen, war auch klar, wie die nächste Zeit aussehen. Tausende Paare warten sehnsüchtig auf Fotos. Als Verbesserung im Vergleich zu Vorjahren, haben wir uns selbst eine Deadline, die öffentlich Sichtbar war, gesetzt. Dienstag, 9:00 hieß unser Ziel. Im Kontrast, haben wir also von Sonntag Mittag Zeit. Bei über 6000 Fotos, die sortiert, bearbeitet, exportiert und hochgeladen werden müssen, kann man sich vorstellen, dass bei dem strammen Programm die nächsten +/- 45 Stunden sehr schnell vergehen würden. Bei den Webseitenzugriffen konnten wir eindeutig erkennen, dass die Gäste des Polyball auch um Punkt 9 am Dienstag mit den Bildern gerechnet haben. Schließlich haben wir mindestens einen "all-nighter" eingelegt, da wir schließlich am Dienstag um 9 Uhr nach Vervollständigung aller Aufgaben tot ins Bett gefallen sind.

Polyball 2016 Team Bild

Fürs nächste Jahr

Insgesamt waren wir auf jeden Fall vom Ablauf sehr begeistert. Die vielen Ideen, die wir als Verbesserung geplant und umgesetzt haben, nahm uns einiges an Arbeit ab. Im Vergleich zu den Vorjahren ging alles um nochmal einem kleinen Stückchen mehr reibungslos über die Bühne. Es gibt erneut Ansätze für das nächste Jahr. So könnten wir uns z.b. vorstellen, die Shop-Software etwas zu verbessern. Da haben wir jetzt noch etwas Zeit, Vorschläge zu Sammeln und wenn es soweit ist, daraus zu Reflektieren.

Bis zum nächsten Jahr!

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